Visite dans mon Notion - 2023

L’année dernière, à la même époque (quasiment jour pour jour, en plus), je vous montrais sur mon blog comment j’utilisais Notion au quotidien. Un article rigolo que j’ai beaucoup aimé écrire, alors du coup, je réitère cette année dans l’Oniropostale !

Note : toutes les images sont cliquables pour être vues en plus grand. Pour les voir en taille réelle, vous pouvez faire clic droit dessus et ‘ouvrir dans un nouvel onglet/une nouvelle fenêtre’.

Si vous ne savez pas ce qu’est Notion, je vous invite à lire l’article en question !

Évolution depuis 2022

Mon utilisation et ma présentation de Notion ont bien changé depuis un an : avec le temps, j’ai réussi à rendre ma page d’accueil plus efficace, et surtout à utiliser l’appli bien plus souvent, que ce soit au quotidien ou dans mon business.

Déjà, je n’utilise plus Google Agenda, le calendrier qu’offre Notion me suffit. De plus, je n’affiche plus Notion dans Mailbird, mon client web ; auparavant, je laissais Mailbird ouvert en permanence et j’affichais ma to do list du jour dans le panneau latéral, mais ce n’est plus nécessaire. Tout se passe dans Notion désormais.

Index.html

Il s’agit de ma page d’accueil, celle qui reste ouverte tout le temps. Sur cette page, j’ai mis l’essentiel : les to do lists, le calendrier, les raccourcis… et c’est tout. Cette organisation évolue parfois mais pas beaucoup, pour la simple et bonne raison que c’est mon organisation la plus optimisée. Elle est le résultat de nombreux mois de tests et d’expérimentations en tout genre, et d’observations de ma manière de procéder. En gros, j’ai deux particularités :

si ce n’est pas écrit, c’est oublié
si c’est oublié, ce n’est pas fait

Tous les trucs dont j’ai besoin au jour le jour s’affichent sur ma page d’accueil, et c’est tout. Plus que ça : tous les trucs dont j’ai besoin au jour le jour doivent s’afficher sur l’écran de mon ordinateur. Donc, dans mon exemple, toute la partie entre le titre de la page et la ligne bleue au milieu. Ce qui en sort n’est pas visible, donc n’est pas comptabilisé par mon cerveau, donc n’existe pas.

La grande nouveauté de 2022, c’est que j’ai installé un système de tâches récurrentes digne de ce nom. Car le gros problème de Notion est là : il ne permet pas de gérer automatiquement les tâches récurrentes (ou alors si, mais leur système est vraiment pas ouf et n’est pas adapté du tout à l’utilisation que j’en fais). Mais grâce à Thomas Frank, spécialiste de Notion, j’ai ajouté un système génial qui reporte mes tâches récurrentes aux dates souhaitées (ça m’a pris la journée pour l’installer mais je ne regrette pas du tout). Ça a propulsé mon utilisation de Notion vers des sommets encore inexplorés, et ça a changé ma vie.

Le code couleurs utilisé est le même depuis deux ou trois ans : le bleu concerne le boulot, le vert la maison, le orange ce qui est personnel, le rouge ce qui est important (comme les rdv).

Ah, et une dernière remarque : toutes ces listes & calendriers (sauf Instagram) proviennent du même calendrier ! Notion a cette particularité de proposer des ‘vues’ d’une même base de données (ici mon calendrier général, donc) et de leur donner l’apparence qu’on veut, tout en filtrant et triant les entrées. Comme ça, en modifiant une tâche sur une liste, elle est modifiée sur toutes les listes.

La to do list ‘Aujourd’hui’ affiche les tâches du jour, donc ; elles disparaissent quand je les décoche.
La to do list ‘Routine’ affiche les tâches que je dois faire tous les jours mais elles ne disparaissent pas. Je dois absolument garder cette liste car ce n’est pas parce que je dois faire quelque chose tous les jours que l’habitude est prise, bien au contraire. En vrai, si je ne l’ai pas sous les yeux, c’est le meilleur moyen pour que je zappe. Il est prévu que j’ajoute de nouveaux éléments bientôt, comme faire du yoga tous les jours (quand je n’aurai pas la flemme).
La liste ‘Instagram’ me montre le post du jour, ainsi que l’heure à laquelle il sera publié.
La liste ‘Focus’ me montre les projets au long cours du moment. Ça permet de rester focus, comme c’est écrit dans le titre, et de ne pas s’éparpiller (mais cette liste n’est pas encore totalement optimisée).

Ça, c’est donc ce que je consulte tous les jours. Ensuite, plus bas, il y a d’autres éléments qui me sont utiles quand j’en ai besoin, comme le calendrier : il me donne un aperçu de ce qui est prévu dans le mois, classique. Mais il comporte plusieurs vues intéressantes :

La vue ‘En cours’ fonctionne comme ma to do list principale, à savoir que les tâches effectuées disparaissent.
La vue ‘Tout’ me montre toutes les tâches, qu’elles aient été effectuées ou non. C’est utile quand je me trompe ou que je dois en récupérer une.
La vue ‘Instagram’ me montre le planning Insta dans sa globalité
La vue ‘Tâches en pause’ contient la liste des tâches ‘Routine’ et des tâches récurrentes mises en pause, comme par exemple celle qui me dit tous les soirs de faire une copie de sauvegarde de mon roman en cours de rédaction. Comme je n’ai pas de roman en cours de rédaction, je la mets en pause et je peux la récupérer ensuite.

Ensuite, sur la droite, il y a quelques petites choses que j’utilise bien moins souvent mais qui sont là :

Les colis que j’attends de recevoir, avec le lien vers le suivi
Mon journal (ce que j’appelle ma Review, j’en parle plus bas)
Les livres que je lis, ainsi que les films et séries que je regarde
Le bujo, qui contient tout un tas de trucs en vrac (wishlists, numéros de séries de mes logiciels, menu de la semaine (commun au Notion de mon chéri), liste de séances de yoga sur Youtube, etc)

Enfin, remontons un peu pour atteindre le menu Navigation en haut à gauche : là, on entre dans mon business ! Je vais détailler de bas en haut.

HQ

C’est le centre de contrôle de Notion !

Admin comprend les réglages et les bases de données originales importantes : le calendrier général dont je parlais plus haut, mais aussi mon compteur de signes pour l’écriture, mon journal, etc. Ces bases de données sont mises à l’abri ici, comme ça pas de risque de suppression accidentelle.
Archives c’est… les archives. En gros, les pages et les bases de données que je n’utilise plus mais que je ne veux pas supprimer.
Templates : j’ai tendance à sauvegarder tous les templates Notion sympas que je trouve, pour les garder et m’en inspirer. Il y en a une tonne cinq là-dedans. Je garde aussi précieusement ceux que j’achète.
Calendrier : c’est un vieux calendrier que je devrais archiver mais flemme.

Vision

Cette année, j’ai décidé d’être sérieuse et d’essayer d’établir mes objectifs, de planifier mes projets et de checker les progrès effectués. Et donc, la page Vision !

J’y ai mis mes objectifs pour l’année, avec les romans à écrire et à publier, mais aussi d’autres petites choses en rapport avec mon business (et que j’ai détaillées dans la newsletter de la semaine dernière). Chaque mois, je vérifie mes réussites et mes échecs et planifie le mois suivant, grâce aux bases de données Trimestres et Mois. C’est encore un peu le bazar dedans, le temps de trouver mon organisation, mais j’espère y arriver.

Alors oui, il y a beaucoup d’infos et de trucs, MAIS : la plupart du temps, tout se remplit automatiquement, au fur et à mesure. Les ‘Wins’, ‘Gratitudes’ et ‘Difficultés’ par exemple : je ne les rédige qu’une seule fois et ça s’affiche partout ; même chose pour le nombre de signes écrits (vide en janvier car je n’ai pas écrit), les ventes & les revenus, ou le boulot effectué en janvier. Cette liste en particulier se remplit chaque jour car il s’agit d’un résumé de ma Review.

À gauche : le bilan du mois de janvier et le bilan du 1er trimestre (pas encore rempli)

La partie ‘Piliers’ est assez spécifique car il s’agit d’un gros travail de remise à plat. J’ai prévu dans les prochaines semaines de bosser non pas sur mes objectifs, mais sur mon point de départ, en établissant des éléments importants de mon business, comme mon branding (mon image sur les réseaux sociaux, en gros) ou le lectorat que je veux cibler. On fait ce genre de choses en marketing et en communication, et les auteurs ont tout à gagner à le faire eux-mêmes !

Review

La Review est ni plus ni moins que mon journal. Depuis deux ans maintenant, je note chaque soir ce que j’ai fait dans la journée, que ce soit perso (plutôt light, en général je note surtout si j’ai bien fait mon yoga ou ma marche du jour) ou pro. Je garde ainsi une trace de mes lectures, des films et des séries que je regarde (qui s’ajoutent tout seuls dans la page correspondante, par la magie des relations entre bases de données).

La partie pro est bien plus importante, puisque je note littéralement TOUT ce que je fais dans le cadre de mon travail. Ça me permet de me rendre compte que non, je ne glande pas, et que oui, j’ai fait beaucoup de choses cette semaine, ce mois, cette année. J’ai commencé à noter tout ça quand, un jour de décembre, je me suis dit que je n’avais rien foutu de l’année alors qu’en vrai j’avais écrit deux romans et publié trois livres. Dans l’idéal, j’aimerais tracker le temps que je passe à chaque tâche mais je zappe toujours de lancer mon appli, alors tant pis.

Pour mon journal, j’utilise le template Happiness Bar.

Business

Ici, on est dans une des parties les plus importantes du Notion, avec tout ce qu’il me faut pour gérer mes livres et mes ventes. Je dois revoir la page d’accueil : elle n’est pas optimisée et se contente de reprendre les différentes bases de données de cette partie (que je vais vous détailler), mais ce n’est pas très utile puisque je ne l’utilise pas (et en général, ça marche ainsi : ce que je n’utilise pas finit à la poubelle).

Réseaux sociaux : mon fameux planning Insta ! Où vous pouvez voir que je suis une acharnée qui planifie presque deux mois à l’avance. En vrai, j’y arrive parce que j’ai créé mon propre modèle pour parler d’un livre à paraître : les sujets sont établis à l’avance. Sur cette page, je note également les statistiques de mes réseaux (que je récolte chaque mois) et rassemble tout un tas d’idées et de modèles de posts depuis un an, où aller piocher si je suis en manque d’idée. Sur ma page d’accueil Index.html, j’affiche le post du jour, ainsi que ceux de la semaine que je dois refaire ou planifier.
Newsletter : pareil que le planning Insta ! Je note plein d’idées et planifie celles que je trouve les plus intéressantes (oui, j’ai inversé celle d’aujourd’hui et celle de la semaine prochaine).
Livres : comme vous pouvez vous en douter, ici il y a toutes les infos concernant mes livres. Nombre de pages, poids, ISBN, prix, etc, tout n’est pas à jour mais ça me sert pour gérer les mises en vente. Je note aussi ici le résultat de mes ventes, mois par mois : nombre d’exemplaires et revenus par plateformes (je floute les chiffres ici car ce n’est pas le sujet).
SP : comme la liste des chroniqueurs & chroniqueuses grandit, je suis obligée de la gérer ici. Je note les adresses email et le suivi des SP envoyés, comme ça je sais qui a reçu quoi !
Résultats : ici je centralise tous les chiffres que je récolte chaque mois : ventes de livres & statistiques sur les réseaux sociaux.
Encore la review : ici, c’est la partie boulot qui s’affiche uniquement, depuis le journal que je remplis chaque soir. Je peux voir d’un coup d’œil tout le travail effectué (vous pouvez d’ailleurs vous rendre compte que j’en ai un peu marre de ce @#ù£ % de plan de Lettres de sang).
Publicités : comme j’ai quelques campagnes de pub sur Amazon, je note mes chiffres pour pouvoir analyser leur évolution. Mais c’est compliqué car elles sont assez peu performantes, donc pour l’instant ça ne me sert pas à grand-chose.
Business HQ : les bilans, année par année ! Je n’ai pas encore mis cette page totalement à jour pour y inclure 2023, c’est prévu dans pas longtemps. Cette page me permet de comparer les résultats année par année, et de centraliser les éléments importants comme le branding, les objectifs et le persona (que je dois mettre à jour, donc, si vous avez bien suivi).

Hub Écriture

Et enfin, le plus important : l’écriture ! C’est pourtant l’endroit où je vais le moins souvent en ce moment, puisque je n’écris pas. Ici, c’est un peu mon bureau. J’y mets surtout mes notes de travail, ainsi que mes avancées pendant l’écriture ou la correction.

(désolée, je cache la couverture de Night Travelers, mais elle n’a pas encore été dévoilée !)

Sur la page d’accueil, il y a :

Mes ressources (dans le menu à gauche) : tout un tas de modèles de structure et de ressources pour écrire, en particulier sur les intrigues. C’est ici que j’ai enregistré mon propre modèle (mais je ne vous le montre pas car c’est un gros bordel).
Les romans : chaque roman a sa page, avec les informations qui vont bien, les tableaux d’avancée et la construction du plan si c’est sur Notion que je le fais (je ne le fais pas toujours). Si ces pages ont le même modèle, je ne le respecte pas toujours : chaque roman a sa propre dynamique et sa propre construction.
Le tableau d’avancée : je note, après chaque séance d’écriture, le nombre de signes écrits ainsi que le temps passé à écrire/dicter. Nouveauté cette année, j’ai ajouté un journal d’écriture, pour prendre des notes sur ce qui se passe, le ressenti, les difficultés, etc. Je n’ai pas encore testé puisque je n’ai pas encore écrit, mais je vous montre celui de 2022 :)

Tout en haut, il y a un petit sablier. Et qu’est-ce qui se cache en dessous ? Le scriptorium ! J’affiche cette partie sur mon écran au moment où je me lance pour écrire, dicter ou corriger. Là, j’ai mon tracker (Timeular, payant), ainsi que quelques ressources comme les raccourcis Dragon.

Voilà pour ce long tour dans mon Notion ! Si vous avez des questions, n’hésitez pas :)